ISO9001:2015: The journey begins

For almost a year now Ekocoil has been working with updating its quality management system to ISO9001:2015 revision. We were a bit ahead of our time, since the 2015 update was officially launched just a few months back. Quality matters are not an unfamiliar territory for Ekocoil Group: Eino Talsi has a ISO9001:2008 certificate and Ekocoil has had a quality management system up and running “unofficially” for several years now.

To summarize our thoughts regarding the 2015 revision of ISO9001 – wow, this does make sense! This new version is more of a business management system than just a quality management system. The standard has taken a direction, where detailed instructions and check-lists have been replaced with practices and ways of working, which are already widely in use in many companies. ISO9001:2015 just brings more structure to all this.

But assume that we had a smooth ride throughout the update process. The air in the conference room grew thick and heavy, as we with frustration banged our heads to the wall. The firs ideas were subpar (“cant we just copy this from somewhere?”) and the main motivation for the work seemed to be the fear of the auditor. Slowly but steadily we started to get the hang of things and through some key realizations found a completely new drive to the process. The next posts of the series will share insights to this quality journey of ours.

pyynikillä

 

 

Mainokset

Knowledge Mangement for SMEs: Part 1 – why knowledge matters

What is knowledge really and how does it differ from data and information? Wikipedia provides a rather good definition:

Knowledge is a familiarity, awareness or understanding of someone 
or something, such as facts, information, descriptions, or skills, which is acquired through experience or education by perceiving, 
discovering, or learning.

Knowledge contains, but is not limited to data and information, since it has a wider scope extending to skills and understanding. Interpretations, values, experiences and views developed through expertise are all part of knowledge. Knowledge is so multi-dimensional that it may be hard to put it into words or pass on to others. That’s why in organizations it resides not only in documents, databases and tools, but is also included in organizational culture, ways of working and in processes and practices.

As the focus of competitive edge has shifted from tangible assets to intangible, the significance of knowledge as a valuable resource and as a unique competitive factor has increased. Nowadays, products alone wont guarantee success and companies must constantly reinvent themselves, for example through more efficient production methods, shorter delivery times and through fast-paced product innovations. In addition, service is more or less always included with the product, as companies are offering whole solutions opposite to just offering the physical product. It is getting increasingly difficult to compete just with products alone, since they can often be easily copied, but a rich knowledge reserve and skilful utilization of this knowledge provide companies with a strong competitive edge.

It has become a rarity for a company to exist in a completely stable environment. Changes seem to happen in continuously more rapid-paced cycles. In order to successfully sail these stormy seas, companies must have the ability to endure uncertainty and to adapt themselves to changing circumstances. This requires not only accurate knowledge about markets, economical trends and competitors but also the skills to use this knowledge to create business benefits. Careful monitoring of the business environment allows company to foresee changes and their possible effects thus making it possible to adjust strategy accordingly. A strong vision and understanding of the surrounding dynamics makes it possible to turn threats into opportunities and challenges into victories.

In conclusion, intangible assets need to be nourished and valued. The knowledge of a single employee should be harnessed and made available for the whole organization. The next posts in this series will provide means for this as we discuss knowledge management.

helikopteri_siisti

Pk-yritys; hallitse tietämystäsi: Osa 1 – mitä tietämys on ja miksi se on yritykselle tärkeää?

Tietämys sanana kuulostaa suuhun vähän kankealta, mieluummin sitä puhuisi vaan tiedosta. Englanninkielisillä on tämä asia paremmin, heillä on sana knowledge. Suomen kielessä pelkkä tieto ei riitä kuvaamaan kaikkea sitä, mitä käsite knowledge onnistuneesti vangitsee. Wikipedia kiteyttää knowledge-käsitteen merkityksen melko hyvin:

Knowledge is a familiarity, awareness or understanding of someone 
or something, such as facts, information, descriptions, or skills, which is acquired through experience or education by perceiving, 
discovering, or learning.

Tietämys pitää siis sisällään dataa ja tietoa, mutta ulottuu myös laajemmalle taitoihin sekä ymmärrykseen, joita on hankittu oivalluksien, oppimisen ja havaintojen kautta. Tietämys sisältää tulkintaa, arvoja, kokemuksia ja asiantuntijuuden myötä kehittyvää näkemystä ja yritysmaailmassa sillä on luonnollisesti tärkeä rooli päätöksenteon tukena. Tietämys on niin moniulotteista, että sitä voi olla vaikea pukea sanoiksi tai välittää eteenpäin muille. Siksi kaikki yrityksen tietämys ei ole löydettävissä ainoastaan dokumenteista, tietokannoista tai työkaluista, vaan tietämystä sisältyy organisaatiokulttuuriin, toimintatapoihin, prosesseihin sekä käytäntöihin.

Tietämyksen merkitys yrityksen arvokkaana resurssina ja ainutlaatuisena kilpailutekijänä on viime vuosina kasvanut, kun kilpailukyvyn painopiste on siirtynyt aineellisista resursseista aineettomiin. Pelkät tuotteet eivät enää riitä varmistamaan menestymistä, vaan yrityksen on jatkuvasti uudistuttava, esimerkiksi tehostamalla tuotantoprosessejaan, lyhentämällä toimitusaikojaan ja innovoimalla uusia tuotteita nopealla aikataululla. Lisäksi palvelu on tavalla tai toisella osa jo lähes kaikkia myytäviä tuotteita. Yritykset tarjoavat yhä enemmän kokonaisia ratkaisuja, jotka fyysisen tuotteen lisäksi koostuvat erilaisista sen ympärille rakennetuista palveluista. Hyödyntämällä omaa ainutlaatuista tietämystä ja luomalla asiakkailleen tällaisia uniikkeja kokonaisratkaisuja, yritys pystyy paremmin erottautumaan kilpailijoistaan. Pelkkien tuotteiden kopioiminen on suhteellisen helppoa, mutta rikas tietämysvaranto ja sen taidokas hyödyntäminen, ovat yritykselle vahva kilpailuvaltti.

Harva yritys pystyy enää elämään muuttumattomassa toimintaympäristössä. Lisäksi muutokset näyttäisivät tapahtuvan entistä nopeammissa sykleissä. Luoviakseen menestyksekkäästi tässä ympärillä vellovassa turbulenssissa, on yrityksellä oltava valmiudet sietää epävarmuutta ja mukautua muuttuviin olosuhteisiin. Tähän se tarvitsee riittävästi ajankohtaista tietämystä markkinoista, kilpailijoista sekä talouden suhdanteista ja lisäksi taidon käyttää tätä tietämystä älykkäästi hyödyksi omassa liiketoiminnassaan. Yrityksen on syytä jatkuvasti seurata toimintaympäristönsä kehitystä, jotta se pystyisi mahdollisimman paljon ennakoimaan muutosten vaikutuksia ja tekemään niiden pohjalta tarvittavia korjausliikkeitä  omaan strategiaansa. Riittävällä näkemyksellä ja tietämyksellä markkinoiden trendeistä ja elinpiirinsä dynamiikasta, yrityksellä mahdollisuudet kääntää uhat mahdollisuuksiksi ja haasteet voitoiksi.

Aineettomia resursseja siis kannattaa kehittää ja jalostaa. Yksittäisen työtekijän tietämys ja taidot on syytä valjastaa koko organisaation yhteiseksi osaamiseksi ja ainutlaatuiseksi tietämykseksi. Sarjan seuraavassa osassa isketäänkin kiinni tietämyksenhallintaan, joka auttaa yritystä kesyttämään tämän ainutlaatuisen resurssinsa.

 

helikopteri_siisti

ISO9001:2015 – matka alkaa

Ekocoililla on nyt kohta vuoden ajan työstetty ISO9001:2015 standardin mukaista laatujärjestelmää. Lähdimme asian suhteen liikkeelle tiukasti etukenossa, sillä tämä vuoden 2015 päivityshän julkaistiin virallisesti vasta kuukausi sitten. Täysin vieraita laatuasiat eivät meille olleet: Eino Talsilla on entuudestaan ISO9001:2008 sertifikaatti ja Ekocoililla Turengissakin laatujärjestelmää on toteutettu virallisen epävirallisesti jo useamman vuoden ajan.

ISO9001:2015 täytyy heti kärkeen sanoa sen verran, että tässähän on järkeä! Uuden päivityksen myötä voidaan puhua laatujärjestelmän sijaan liiketoiminnanohjaamisjärjestelmästä. Aikamoinen sanahirviö, mutta kuvaava termi kuitenkin. Standardia on kehitetty suuntaan, jossa dokumentaatio, yksityiskohtaiset ohjeistukset ja tarkistuslistat ovat korvautuneet käytännöillä ja tavoilla, joita monissa yrityksissä on varmasti jo aiemmin laajalti käytetty oman liiketoiminnan ohjaamiseen. ISO9001:2015 standardi tuo tähän työhön nyt uutta potkua ja ryhtiä.

Mitenkään sileä ei meidän tie tässä järjestelmän päivitystyössä ole ollut. Alkupään palavereissa meinasi neukkarista loppua ilma, kun tuloksetta kolistelimme viisaita päitämme yhteen. Ensimmäiset ideat olivat luokattoman huonoja (eikö näitä asioita nyt voisi kopioida jostakin) ja laatutyön päällimmäinen tavoite tuntui olevan se kuuluisa auditoinnin pelko. Vähitellen aloimme kuitenkin saada jutun juonesta kiinni ja tekemiseen löytyi oivallusten kautta ihan uudenlainen vaihde ja innostus. Kerron näistä matkan varrella syntyneistä oivalluksista lisää blogin myöhemmissä kirjoituksissa.

pyynikillä