Riskit tiskiin

ISO9001 laatustandardin 2015 päivityksessä suurin muutos ja uusi aluevaltaus on riskien- ja mahdollisuuksienhallinta. Meillä päivitystyössä tästä muodostui oma kokonaisuutensa, johon oli alkukankeuden jälkeen helppo tarttua ja jonka osalta saimme myös yllättävän paljon aikaan.

Riskienhallinnataan löytyy monenmoista näkökulmaa ja tarinaa. Me käytimme referenssinä Suomen Riskienhallintayhdistyksen sivuilta löytyvää materiaalia. Sivuilta löytyy esimerkiksi luokittelumallia erityyppisille riskeille. Luokittelun perusteella jaoimme tehtävää edelleen pienemmiksi osioiksi ja jokaisen osion työstämistä varten muodostettiin työryhmät.

Alkuun meidän laatutyöryhmä oli vähän epäileväinen sen suhteen, kuinka suurella innolla ”nakki” otettaisiin työryhmissä vastaan. Yleensä kun tämmöiset, ei niin päivän polttavat tekemiset tuppaavat jäämään kiireellisempien asioiden jalkoihin. Saimme kuitenkin yllättyä positiivisesti, kun työryhmät tekivät riskikartoitusta esimerkillisesti ja vieläpä annetun aikataulun puitteissa. Exceleitä läpikäydessä iski suoranainen runsaudenpula; vaikutti siltä, että varmasti yrityksen jokainen osa-alue oli nyt ”riskitetty”. Pistää miettimään, että minkälainen on firma, jossa riskejä löytyy rivitolkulla…

Mutta vakavissaan, riskienhallintaan paneutuminen varmaankin antoi henkilöstölle mahdollisuuden miettiä asioita uudesta näkökulmasta. Ja ehkäpä he myös tunsivat saavansa mahdollisuuden tuoda omaan osaamisalueeseensa liittyviä tärkeitä huomioita esille. Ja hyvä näin, sillä johdosta käsin kaikkea on mahdotonta tietää tai nähdä; silloin kannattaa mennä kysymään niiltä, jotka asiasta parhaiten tietävät.

Lähes kaikilta osa-alueilta nousi esiin riskejä liittyen avainhenkilöihin ja heidän hallussaan olevaan ainutlaatuiseen kokemukseen sekä tietämykseen. Mitä tapahtuisi, jos ja kun nää henkilöt eivät enää ole Ekocoilin palveluksessa? Tämä niin kutsutun hiljaisen tiedon suuri määrä on yksi isoimmista pk-yritysten haasteista. Yrityksen työntekijöillä on usein takanaan pitkä työhistoria ja lisäksi he ovat monesti sujuvasti hoitaneet useampaa vastuualuetta vähän sen mukaan, mitä milloinkin on ollut tarpeellista. Kun yritys on aloittanut pienestä, asioita ei ole katsottu tarpeelliseksi sen virallisemmin dokumentoida, koska ”kyllähän henkilö x tämän nyt muistaa”. Nyttemmin ollaan tilanteessa, jossa pakostakin joudutaan miettimään sellaisia kysymyksiä, kuten mitä jos meidän pääsuunnittelijamme sairastuu tai mitä sitten kun meidän koneiden huollosta vastaava jää eläkkeelle jne. Onneksi näihin kysymyksiin löytyy myös vastauksia ja riskienhallinnan yhteydessä esiin nousikin muutamia uusia, kekseliäitä oivalluksia. Aihe on niin tärkeä, että ansaitsee oman kirjoituksensa hieman tuonnempana osana tietämyksenhallinta-aihepiirin sarjaa.

Mutta palatakseni riskienhallintaan. Millaisia käytännön neuvoja antaisin meidän kokemusten perusteella? Ensinnäkin, ottakaa koko henkilöstö tähän mukaan. Tutustukaa yhdessä riskienhallintaan ja nähkää myös asian toinen puoli: etsikää riskien ohella myös uusia mahdollisuuksia. Jakakaa aihe osakokonaisuuksiin ja antakaa tehtäväksi pienemmille, tietyn alueen osaajista muodostetuille ryhmille. Paras näkemys löytyy ehdottomasti henkilöstöltä itseltään. Muistakaa arvioida myös riskien vakavuutta ja toteutumisen todennäköisyyttä. Ja ehdottomasti työstäkää myös toimenpiteitä riskien ehkäisemiseksi. Toimenpiteille sitten totta kai omat etenemissuunnitelmansa ja vastuuhenkilöt. Kannattaa myös miettiä, ovatko jotkin riskit sellaisia, että ne on tiedostettu, mutta niiden kanssa on päätetty elää, eli onko kyseessä tietoinen riskinotto.

Riskitöntä ja mahdollisuuksien täyttämää vuotta 2016!

purjevene

Mainokset

ISO9001:2015 – matka alkaa

Ekocoililla on nyt kohta vuoden ajan työstetty ISO9001:2015 standardin mukaista laatujärjestelmää. Lähdimme asian suhteen liikkeelle tiukasti etukenossa, sillä tämä vuoden 2015 päivityshän julkaistiin virallisesti vasta kuukausi sitten. Täysin vieraita laatuasiat eivät meille olleet: Eino Talsilla on entuudestaan ISO9001:2008 sertifikaatti ja Ekocoililla Turengissakin laatujärjestelmää on toteutettu virallisen epävirallisesti jo useamman vuoden ajan.

ISO9001:2015 täytyy heti kärkeen sanoa sen verran, että tässähän on järkeä! Uuden päivityksen myötä voidaan puhua laatujärjestelmän sijaan liiketoiminnanohjaamisjärjestelmästä. Aikamoinen sanahirviö, mutta kuvaava termi kuitenkin. Standardia on kehitetty suuntaan, jossa dokumentaatio, yksityiskohtaiset ohjeistukset ja tarkistuslistat ovat korvautuneet käytännöillä ja tavoilla, joita monissa yrityksissä on varmasti jo aiemmin laajalti käytetty oman liiketoiminnan ohjaamiseen. ISO9001:2015 standardi tuo tähän työhön nyt uutta potkua ja ryhtiä.

Mitenkään sileä ei meidän tie tässä järjestelmän päivitystyössä ole ollut. Alkupään palavereissa meinasi neukkarista loppua ilma, kun tuloksetta kolistelimme viisaita päitämme yhteen. Ensimmäiset ideat olivat luokattoman huonoja (eikö näitä asioita nyt voisi kopioida jostakin) ja laatutyön päällimmäinen tavoite tuntui olevan se kuuluisa auditoinnin pelko. Vähitellen aloimme kuitenkin saada jutun juonesta kiinni ja tekemiseen löytyi oivallusten kautta ihan uudenlainen vaihde ja innostus. Kerron näistä matkan varrella syntyneistä oivalluksista lisää blogin myöhemmissä kirjoituksissa.

pyynikillä