Tietämyksenhallinnan arki pk-yrityksissä

Jokin aika sitten julkaistussa kirjoituksessa käytiin lyhyesti läpi, mitä tietämyksenhallinnalla tarkoitetaan. Nyt on aika siirtyä varsinaiseen asiaan ja seuraavissa kappaleissa tietämyksenhallintaa tarkastellaan nimenomaan pk-yrityksien näkökulmasta. Mitään täysin vedenpitäviä yleistyksiä pk-yritysten kohdalla pystyy tekemään, sillä nimekkeen alle mahtuu varsin kirjava joukko yrityksiä, mutta alla on nostettu esiin muutamia niille hyvin tyypillisiä ominaispiirteitä ja niiden linkittymistä tietämyksenhallintaan.

Alkuun on syytä ymmärtää, että pk-yritykset eivät ole alaspäin skaalattuja suuryrityksiä, eikä siksi voida myöskään olettaa, että suuryrityksissä tehdyt havainnot ja ohjeistukset tietämyksenhallinnasta olisivat suoraan periytettävissä niihin. Vaikka yleiset lainalaisuudet saattavatkin päteä tiettyyn pisteeseen saakka, ottaa onnistunut tietämyksenhallinta huomioon myös pk-yrityksen tyypilliset ominaispiirteet ja niiden vaikutukset.

Usein pk-yritykset saattavat toteuttaa tietämyksenhallintaa osaamatta kuitenkaan nimetä sitä oikein, koska käsite on niille vieras. Pk-yritysten suhtautuminen tietämyksenhallintaan onkin vähemmän systemaattista kuin suuremmissa yrityksissä. Sen toteuttaminen ei ole suunnitelmallista ja vain harvoin tukena ovat varsinaiset tietämyksenhallintaan tarkoitetut kattavat järjestelmät. On myös monia pk-yrityksiä, joissa ei tähän päivään mennessä vielä ole kuultukaan tietämyksenhallinnasta tai sitten yrityksessä katsotaan sen olevan näkee sen ainoastaan suuryrityksille tarpeellisena toimintana.

Jos katsotaan pk-yritysten organisaatiokaavioita, löytyy niistä harvemmin kerroksittain laatikoita ja viivoja (jos ylipäätään koko kaaviota on edes tehty). Joustavan ja matala organisaatiorakenteen ohella pk-yrityksessä tehtävänimekkeiden ja roolien rajat ovat häilyviä, eikä selkeitä vastuunjakoja ole. Suuri osa henkilöstöstä onkin pätevöitynyt hoitamaan useita rinnakkaisia tehtäviä. Lisäksi jotkut työntekijöistä ovat ajan myötä muodostuneet yrityksen avainhenkilöiksi ja moniosaajiksi, eräänlaisiksi yleismies Jantusiksi siis. Nämä henkilöt joutuvat usein (tahtomattaan) erinäisten kysymysten ja tiedusteluiden keskiöön, sillä muut työntekijät kääntyvät helposti tiettyjen luottohenkilöiden puoleen pulmatilanteissa. Tilanne lienee monille tuttu ja lausahdus, ”no kysy tätä herra x:ltä / rouva yltä” on monesti tarjottu vastaus ongelmatilanteissa. Meillä näiden kyselyiden keskiössä tuntuu usein olevan tuotekehitysjohtaja, jolta haetaan vastausta niin tuotteisiin liittyviin laskelmiin, koneiden käyttöön ja ohjelmistoihinkin liittyvissä asioista. Homma toimii niin kauan, kun henkilöstöä on vähän ja työntekijät tuntevat toisensa hyvin. Osaamisen ja tietämyksen löytäminen tiettyjen henkilöiden kautta on pienemmissä yrityksissä vielä helppoa, mutta yrityksen kasvaessa, ollaan pian tilanteessa, jossa tähän tarvitaan järjestelmällisempiä otteita.

Matalan organisaatiorakenteen ansioista viestintäkanavat ovat lyhyitä ja viestin vaihto sekä kanssakäyminen sopivan mutkatonta ja epäformaalia. Työntekijöiden väliset suhteet muodostuvat läheisiksi, kun he tapaavat toisiaan lähes päivittäin ja siksi tietoa ja tietämystä siirtyy paljon kasvokkain tapahtuvassa viestinnässä, toisilta oppimalla ja havainnoimalla. Nämä välittömät suhteet on myös omiaan edistämään hiljaisen tiedon siirtymistä.

Hiljainen tieto ja sen suuri määrä on tärkeä teema pk-yritysten tietämyksenhallinnassa. Niissä ei useinkaan ole keskitettyä tietovarastoa, eikä asioita ole laajalti dokumentoitu vaan tietämystä on tallentuneena hajanaisesti eri organisaation osiin ja työntekijöiden muistiin. Tietämyspääoma koostuu pitkälti henkilöstön kokemuksista, opeista sekä mahdollisesti vuosien saatosta kertyneestä niin kutsutusta näppituntumasta tai siitä kuuluisasta “mutusta”. Yksi merkittävä tietovarasto on yrityksen omistaja/johtaja, joka monesti on samalla myös yrityksen perustaja ja pitää täten hallussaan suurta osaa yrityksen olemassa olon aikana kertynyttä tietämyspääomaa. Meillä Ekocoililla toimitusjohtaja Veikon hallussa on korvaamaton määrä lämmöntalteenoton teoriaa sekä alalta vuosien saatossa kertynyttä kokemusta ja oppia.

Hiljainen tietämys on kriittistä pk-yrityksen menestykselle ja sen tulisi kiinnittää erityistä huomiota, ettei se menetä tätä tietämystä työntekijän lähtiessä organisaatiossa. Suurien ikäluokkien lähestyessä eläkeikää tämä huoli on erityisen ajankohtainen. Yrityksissä tarvitsee löytää tapoja siirtää ja jakaa yksittäisten työntekijöiden hiljaista tietämystä, niin että se on laajemmin koko organisaation käytössä ja hyödynnettävissä. Tätä tärkeää aihepiiriä ja sen haasteellisuutta käsitellään tarkemmin myöhemmässä kirjoituksessa.

 

omena

Mainokset

Pk-yritys; hallitse tietämystäsi: Osa 1 – mitä tietämys on ja miksi se on yritykselle tärkeää?

Tietämys sanana kuulostaa suuhun vähän kankealta, mieluummin sitä puhuisi vaan tiedosta. Englanninkielisillä on tämä asia paremmin, heillä on sana knowledge. Suomen kielessä pelkkä tieto ei riitä kuvaamaan kaikkea sitä, mitä käsite knowledge onnistuneesti vangitsee. Wikipedia kiteyttää knowledge-käsitteen merkityksen melko hyvin:

Knowledge is a familiarity, awareness or understanding of someone 
or something, such as facts, information, descriptions, or skills, which is acquired through experience or education by perceiving, 
discovering, or learning.

Tietämys pitää siis sisällään dataa ja tietoa, mutta ulottuu myös laajemmalle taitoihin sekä ymmärrykseen, joita on hankittu oivalluksien, oppimisen ja havaintojen kautta. Tietämys sisältää tulkintaa, arvoja, kokemuksia ja asiantuntijuuden myötä kehittyvää näkemystä ja yritysmaailmassa sillä on luonnollisesti tärkeä rooli päätöksenteon tukena. Tietämys on niin moniulotteista, että sitä voi olla vaikea pukea sanoiksi tai välittää eteenpäin muille. Siksi kaikki yrityksen tietämys ei ole löydettävissä ainoastaan dokumenteista, tietokannoista tai työkaluista, vaan tietämystä sisältyy organisaatiokulttuuriin, toimintatapoihin, prosesseihin sekä käytäntöihin.

Tietämyksen merkitys yrityksen arvokkaana resurssina ja ainutlaatuisena kilpailutekijänä on viime vuosina kasvanut, kun kilpailukyvyn painopiste on siirtynyt aineellisista resursseista aineettomiin. Pelkät tuotteet eivät enää riitä varmistamaan menestymistä, vaan yrityksen on jatkuvasti uudistuttava, esimerkiksi tehostamalla tuotantoprosessejaan, lyhentämällä toimitusaikojaan ja innovoimalla uusia tuotteita nopealla aikataululla. Lisäksi palvelu on tavalla tai toisella osa jo lähes kaikkia myytäviä tuotteita. Yritykset tarjoavat yhä enemmän kokonaisia ratkaisuja, jotka fyysisen tuotteen lisäksi koostuvat erilaisista sen ympärille rakennetuista palveluista. Hyödyntämällä omaa ainutlaatuista tietämystä ja luomalla asiakkailleen tällaisia uniikkeja kokonaisratkaisuja, yritys pystyy paremmin erottautumaan kilpailijoistaan. Pelkkien tuotteiden kopioiminen on suhteellisen helppoa, mutta rikas tietämysvaranto ja sen taidokas hyödyntäminen, ovat yritykselle vahva kilpailuvaltti.

Harva yritys pystyy enää elämään muuttumattomassa toimintaympäristössä. Lisäksi muutokset näyttäisivät tapahtuvan entistä nopeammissa sykleissä. Luoviakseen menestyksekkäästi tässä ympärillä vellovassa turbulenssissa, on yrityksellä oltava valmiudet sietää epävarmuutta ja mukautua muuttuviin olosuhteisiin. Tähän se tarvitsee riittävästi ajankohtaista tietämystä markkinoista, kilpailijoista sekä talouden suhdanteista ja lisäksi taidon käyttää tätä tietämystä älykkäästi hyödyksi omassa liiketoiminnassaan. Yrityksen on syytä jatkuvasti seurata toimintaympäristönsä kehitystä, jotta se pystyisi mahdollisimman paljon ennakoimaan muutosten vaikutuksia ja tekemään niiden pohjalta tarvittavia korjausliikkeitä  omaan strategiaansa. Riittävällä näkemyksellä ja tietämyksellä markkinoiden trendeistä ja elinpiirinsä dynamiikasta, yrityksellä mahdollisuudet kääntää uhat mahdollisuuksiksi ja haasteet voitoiksi.

Aineettomia resursseja siis kannattaa kehittää ja jalostaa. Yksittäisen työtekijän tietämys ja taidot on syytä valjastaa koko organisaation yhteiseksi osaamiseksi ja ainutlaatuiseksi tietämykseksi. Sarjan seuraavassa osassa isketäänkin kiinni tietämyksenhallintaan, joka auttaa yritystä kesyttämään tämän ainutlaatuisen resurssinsa.

 

helikopteri_siisti